OneNote 结合 Outlook：打造你的专属智能提醒与任务管理系统169

OneNote 设置提醒：从入门到精通，告别遗忘的烦恼！

各位朋友，大家好！我是你们的中文知识博主，今天我们来聊一个特别实用的话题：如何利用 OneNote 强大的笔记功能，结合 Outlook 的提醒系统，搭建一个属于你自己的、高效的、永不遗忘的任务与提醒中枢！

我们都知道 OneNote 是一个数字时代的“超级笔记本”，它可以让你天马行空地记录想法、整理资料、捕捉灵感。然而，很多 OneNote 用户可能会有一个小小的“遗憾”：OneNote 自身似乎没有一个直观的“提醒”功能，不像待办事项应用那样可以直接设置某个时间点的闹钟。这让很多希望在 OneNote 中管理任务的朋友感到困惑：难道我的笔记就只能躺在那里，等着我自己去翻阅吗？如果我忘记了重要事项怎么办？

别急，今天我就要为大家揭开 OneNote “设置提醒”的秘密！其实，OneNote 并非孤军奋战，它与我们日常工作中离不开的另一款微软明星产品——Outlook，有着一套“天作之合”的联动机制。通过它，你不仅能将 OneNote 中的任何一段文字、任何一项待办事项转化为 Outlook 的任务，还能为其设置精确的提醒时间，彻底告别遗忘的烦恼！

为什么选择 OneNote + Outlook 的组合？

在深入讲解操作之前，我们先来聊聊为什么推荐这个组合。市面上不乏优秀的任务管理工具，比如 Microsoft To Do、Things 3、Todoist 等。但 OneNote + Outlook 的组合有其独特的优势：
内容与任务的无缝链接：这是最大的亮点。你的任务不是孤立存在的，它往往依附于某个会议记录、某个项目计划、某个学习笔记。在 OneNote 中，你可以直接在相关内容的旁边创建任务，点击任务时，会自动链接回 OneNote 的原始笔记，让你快速回顾上下文，避免“这是个什么任务来着？”的尴尬。
自由度与结构化并存：OneNote 提供了无与伦比的自由度，你可以随意涂写、粘贴图片、录音。而 Outlook 则擅长结构化管理，提供日历、任务列表、提醒等功能。两者结合，既能保留 OneNote 的灵活性，又能获得 Outlook 的条理性和提醒能力。
集成度高，生态友好：如果你已经是 Microsoft 365 的用户，那么 OneNote 和 Outlook 都是你日常工具包的一部分。它们之间的深度集成，让你无需切换多个应用，在一个熟悉的生态系统中完成笔记、任务、日程的闭环管理。
强大搜索能力：OneNote 的搜索功能非常强大，无论你的笔记藏在哪个笔记本、哪个分区，都能迅速找到。结合 Outlook 的任务搜索，你的信息检索效率将大大提升。

OneNote 设置 Outlook 任务与提醒：操作详解

划重点了！要实现 OneNote 设置提醒，你必须使用 OneNote 桌面版应用（通常是指 Microsoft 365 套件中的 OneNote，或之前独立的 OneNote 2016 等版本）。OneNote for Windows 10 (UWP 应用)、OneNote 网页版、OneNote 移动版目前不直接支持此功能。请大家务必确认自己使用的 OneNote 版本。

第一步：确认你的 OneNote 版本与环境

打开 OneNote，查看界面。如果你看到顶部的菜单栏有“文件”、“开始”、“插入”、“绘图”等选项，且界面布局与传统的 Office 应用类似，那么你很可能使用的是桌面版。桌面版 OneNote 能够与 Outlook 进行深度集成。

此外，你的电脑上需要安装并配置好 Outlook 客户端，并且确保你用于 OneNote 和 Outlook 的微软账号是同一个或处于同一组织下，以便它们能够互相通信。

第二步：在 OneNote 中创建 Outlook 任务

这个过程非常简单直观：
选中需要创建任务的文字：在 OneNote 的任何页面上，选中你想要作为任务标题的文字、句子，或者一个待办事项（比如你已经在 OneNote 中用 `Ctrl + 1` 创建了一个复选框）。即使你不选中任何文字，直接点击按钮，也可以创建一个新的空任务。
定位到“开始”选项卡：在 OneNote 顶部菜单栏中，点击“开始”选项卡。
找到“Outlook 任务”：在“开始”选项卡的右侧，你会看到一个名为“Outlook 任务”的下拉按钮（通常是一个蓝色的小旗子图标）。
选择任务优先级和时间：点击“Outlook 任务”下拉菜单，你会看到几个预设选项：

今天：将任务设置为今天到期。
明天：将任务设置为明天到期。
下周：将任务设置为下周到期。
无日期：创建一个没有具体到期日期的任务。
自定义：这是我们最常用的选项，点击它会弹出一个 Outlook 任务窗口，让你详细设置任务的各项属性。

我们推荐选择“自定义”，因为这样你可以更精细地控制提醒。

设置任务详情与提醒：

选择“自定义”后，Outlook 的“任务”窗口会立即弹出。在这里你可以：
主题：通常会自动填充你在 OneNote 中选中的文字。你可以修改它，使任务标题更清晰。
开始日期 / 截止日期：设置任务的起始和结束日期。
状态 / 优先级 / 完成百分比：根据需要进行设置。
最关键的来了——“提醒”：勾选“提醒”复选框，然后设置你希望收到提醒的具体日期和时间。这个时间到了，Outlook 就会以弹窗和声音的形式提醒你。
备注：任务窗口的下方有一个很大的备注区域，这里默认会有一个指向 OneNote 原文的链接。你可以添加更多关于任务的细节说明。
点击“保存并关闭”：完成设置后，点击此按钮。

第三步：在 OneNote 和 Outlook 中查看与管理任务

完成上述步骤后，你会发现：
OneNote 中的显示：你之前选中的文字旁边会出现一个小小的红色 Outlook 任务旗帜图标。这个图标表明这段文字已经关联了一个 Outlook 任务。当你鼠标悬停在旗帜上时，会显示任务的简要信息。点击旗帜，可以直接打开关联的 Outlook 任务窗口进行编辑。
Outlook 中的显示：

任务列表：在 Outlook 的导航窗格中，点击“任务”图标，你会在任务列表中看到这个新建的任务。任务主题、到期日期、提醒时间等信息一目了然。
日历：如果你的任务设置了到期日期，在 Outlook 的“日历”视图中，它会显示在相应的日期下。
提醒：当到达你设置的提醒时间时，Outlook 会弹出提醒窗口，即使你正在使用其他应用程序，它也会显示出来，确保你不会错过。

管理与更新任务：

在 OneNote 中：点击 OneNote 中任务旁边的旗帜图标，可以再次打开 Outlook 任务窗口进行编辑，包括修改提醒时间、更改任务状态等。
在 Outlook 中：在 Outlook 的任务列表或日历中找到该任务，双击即可打开并编辑。当你更新任务状态（例如标记为完成）时，OneNote 中的任务旗帜也会相应地从红色变为灰色打钩状态，非常直观。

进阶技巧与最佳实践

1. 利用 OneNote 的搜索功能快速查找任务

OneNote 的搜索功能非常强大。你可以在 OneNote 中搜索包含 Outlook 任务旗帜的笔记。虽然 OneNote 本身不会像 Outlook 那样直接列出所有任务，但你可以搜索特定的关键词，然后根据旗帜图标来识别任务。

2. 将 OneNote 任务与 Microsoft To Do 同步（间接方式）

如果你更喜欢使用 Microsoft To Do 进行任务管理，一个好消息是：Outlook 任务与 Microsoft To Do 是高度集成的！所有你在 Outlook 中创建或由 OneNote 同步到 Outlook 的任务，都会自动显示在 Microsoft To Do 应用中。这意味着你可以在手机上通过 To Do 应用收到这些提醒，并进行管理，实现跨设备的任务同步。

3. 创建“任务汇总页”

虽然 OneNote 自身没有任务汇总功能，但你可以创建一个专门的 OneNote 页面，命名为“我的任务列表”或“待办事项”。当你创建 Outlook 任务时，可以在这个页面上简单列出任务标题，然后将其与 Outlook 任务关联。这样，你就有了一个在 OneNote 中快速查看所有任务概览的页面。

4. 利用 OneNote 的“任务摘要”功能

在 OneNote 桌面版中，你可以在“开始”选项卡下找到“查找标记”功能。点击后，在右侧窗格中，你可以选择显示所有“Outlook 任务”，然后点击“创建摘要页”，OneNote 会自动为你创建一个包含所有 Outlook 任务（以及其他自定义标记）链接的新页面，方便你集中管理和回顾。

5. 提醒的灵活运用

提前提醒：不要总是设置“到期日”当天提醒，对于重要任务，可以设置提前一天或几小时提醒，给自己留出缓冲时间。
重复提醒：在 Outlook 任务设置中，你还可以设置任务的重复周期（每天、每周、每月等），这对于周期性工作非常有用。

常见问题解答 (FAQ)

Q1: 为什么我的 OneNote 中没有“Outlook 任务”按钮？

A: 最大的可能性是你正在使用 OneNote for Windows 10 (UWP 版)、OneNote 网页版或移动版。这些版本目前不直接支持与 Outlook 的深度集成。请下载并安装 OneNote 桌面版（通常随 Microsoft 365 订阅附带）。

Q2: 我设置了提醒，但是 Outlook 没有弹出提醒框怎么办？

A: 请检查以下几点：

Outlook 是否正在运行：Outlook 提醒需要 Outlook 客户端处于运行状态。
Outlook 通知设置：检查 Outlook 的通知设置，确保提醒功能已开启。
系统通知：检查 Windows 系统的通知设置，确保 Outlook 允许发送通知。
日期和时间：确认任务的提醒日期和时间设置是否正确，并且你的电脑系统时间是准确的。

Q3: 我可以在 OneNote 中创建带有颜色的 Outlook 类别吗？

A: 是的，在 Outlook 任务窗口中，你可以为任务分配类别（Categories），这些类别通常带有不同的颜色，帮助你更好地组织和筛选任务。这些类别设置会同步到 Outlook 和 Microsoft To Do。

Q4: 我可以将 OneNote 任务同步到 Google Calendar 或其他非微软日历吗？

A: OneNote 与 Outlook 的集成是微软生态系统内部的。它不会直接同步到 Google Calendar 或其他第三方日历。但如果你将 Outlook 日历与 Google Calendar 进行了同步，那么 Outlook 任务的到期日期可能会间接在 Google Calendar 中显示为全天事件，但具体的提醒功能仍需通过 Outlook 或 Microsoft To Do 来实现。